Mötesguide
Denna guide vänder sig till dig som arbetar för en organisation som har funderingar eller står i begrepp om att arrangera ett möte. Vi hoppas att den kan vara en vägledning till vem du kan ta hjälp av och hur ekosystemet av leverantörer och deras expertkunskaper ser ut. Att arrangera ett större möte utan att ta hjälp är hårt arbete, men det finns många professionella leverantörer som kan lotsa dig igenom processen.
En Convention Bureau (CVB) är en icke vinstdrivande organisation som kostnadsfritt och neutralt stöttar den som vill arrangera ett möte i den stad eller region man är verksam i.
Hur går det till då?
1. Inledande research
CVBn gör en grundlig omvärldsbevakning och letar uppslag i olika kanaler. Vi läser tidningsartiklar, träffar befintliga kunder samt söker upp nätverk och organisationer för att identifiera potentiella möten och kongresser. Vi analyserar, gör uträkningar och värderar vår insats gentemot ett uppskattat utfall. Vi arbetar nära lokal akademi, förvaltningar, olika myndigheter och organisationer för att förstå vad de har för behov och där möten kan vara ett verktyg för deras respektive måluppfyllnad.
2. Lokal värd
En hel del möten och kongresser kräver en lokal förankring i form av en organisation. I detta steg söker vi upp och etablerar kontakt med en lämplig lokal värd. Denna person sitter oftast som kontakt gentemot en organisation som är mötesägare.
Värdefulla tips från tidigare värd
För dig som lokal värd kan det kännas värdefullt att få kontakt med tidigare års värdar. Genom att kontakta din lokala CVB hjälper vi dig att få kontaktuppgifter till rätt person. En person som tidigare arrangerat mötet och som vet vad som är viktigt att tänka på. Vi hoppas att även du sedan är villig att dela med dig av dina erfarenheter som arrangör framåt i tiden när nya lokala värdar är i behov av samma hjälp.
3. Mötesägare
Mötesägare är oftast den nationella eller internationella organisationen som arrangerar mötet – den lokala mötesvärden arbetar oftast tillsammans med mötesägaren.
Löpande under värvningsprocessen arbetar vi relationsbyggande med mötesägaren. Många möten och kongresser roterar i Sverige, Europa och världen och det är mötesägaren som sätter ramarna för hur mötet eller kongressen skall genomföras samt tilldelar rätten att få arrangera.
4. Säkerställa ekonomisk och fysisk kapacitet
Det är viktigt att förstå vad som åligger den lokala organisationen att stå för, både i arbetsinsatser och i pengar. Är det ett internationellt möte har oftast den internationella organisationen mycket att säga till om och står för många delar i budgeten. Men den lokala värden behöver ofta vara behjälplig att ta fram budgeten för mötet. Här kan en CVB eller en PCO hjälpa till.
Om mötesägaren bedömer staden som en potentiell värdstad och vill gå vidare i processen säkerställer vi kapacitet till mötet vilket innebär att vi bokar upp hotellrum och möteslokaler.
5. Ansökan/bid
CVBn producerar en ansökan, en bid, där upplägget för destinationens samlade erbjudande presenteras, i samråd med den lokala värden. Oftast är det flera destinationer som lämnar in en bid och tävlar mot varandra.
6. Site Inspection/studiebesök
Mötesägaren besöker staden för att se och uppleva förutsättningarna på plats.
7. Beslut/överlämning
När beslutet är fattat och avtalsskrivningen är klar, överlämnas kontakten vid behov till en PCO eller mötesbyrå. I många fall är de redan involverade i processen.
CVBn är är med i processen fram till mötet är beslutad, sedan lämnas hotell och bokningar över till arrangören/eller den utsedda PCOn. CVB är därefter med som lotsande funktion, och för att säkerställa eventuellt lokalt legacy.
8. Genomförande
PCO eller mötesbyrå ansvarar för att genomföra enligt skrivna avtal
Uppföljning – Vi följer upp resultatet mot vår insats. I utvalda fall görs turistekonomiska undersökningar bland deltagare och legacyarbetet dokumenteras och följs upp.
9. Utvärdering
Vi utvärderar hur allt gick och tar en eventuell dialog om man vill få tillbaka mötet till destinationen igen.
Hållbarhet
Hållbarhet anses vara en del av Sveriges DNA och du, som arrangör, kan göra val som ytterligare förbättrar ditt möte ur hållbarhetssynpunkt.
Ett vanligt förekommande sätt är att dela in hållbarhet i tre dimensioner för att lättare förstå samspelet; miljömässig, social och ekonomisk hållbarhet. Kortfattat måste människor, ekonomin och naturen samspela i de aktiviteter vi gör. Det går inte enbart att fokusera på bara en dimension utan det måste sättas i sammanhang. Social hållbarhet fokuserar på människor och mjuka värden som demokrati, rättvisa och mänskliga rättigheter. Hälsa, trygghet och jämlikhet är några aspekter inom social hållbarhet. Social hållbarhet handlar om att sträva mot ett samhälle där de mänskliga rättigheterna uppfylls. Miljömässig hållbarhet handlar om att miljön ska skyddas. För att göra det krävs att naturfrämmande ämnen inte ska förekomma i miljön, den biologiska mångfalden ska bevaras och energi ska vara förnyelsebar, dvs vi ska bort från olja, kol och gas för att hindra klimatförändringen. Användandet av naturresurser ska användas effektivt och nyttjas i en takt som håller i längden och inte skadar människor eller ekosystem. Ekonomisk hållbarhet handlar enkelt uttryckt om att få ekonomin att gå ihop långsiktigt. Det handlar om att kunna möta efterfrågan med ett lämpligt utbud och samtidigt väga in miljömässiga och sociala aspekter. Det handlar också om att använda sig av lokala produkter och tjänster för att värna om den lokala ekonomin. Ekonomisk hållbar utveckling är en utveckling som inte medför negativa konsekvenser för den ekologiska eller sociala hållbarheten. Det handlar om att motverka fattigdom, och att alla ska ha råd att tillgodose sina grundläggande behov i relation till planetens ändliga resurser.
För att konkret jobba med hållbarhet, vilket naturligt bör finnas med som en röd tråd genom hela planeringsfasen för mötet är det bra att utgå ifrån en konkret checklista. Checklistorna innefattar hela processen från start till genomförande och lyfter bla de olika kategorierna; resor och transporter, lokaler, inköp och avfall, mat och dryck, logi, tillgänglighet osv.
Här har vi samlat en del bra checklistor och vägledning kring hur du kan tänka:
Göteborg & Co
https://goteborgco.se/evenemang/ett-hallbart-evenemang-sa-gor-du/
Destination Uppsala
Stockholm Business Region
https://www.stockholmbusinessregion.com/what-we-offer/meet-in-stockholm/
Lägg till din rubriktext här
Olika leverantörer
Det finns många olika aktörer man kan ta hjälp av för att planera ett möte. CVBn är sällan eller aldrig involverad i att operativt genomföra ett möte.
PCO – Professional Congress Organizer
En PCO är en professionell möteskonsult som kan projektleda hela eller delar av ett möte. De är experter på att koordinera olika insatser och vara ”spindeln i nätet” mellan olika leverantörer t ex hotell, mötesanläggning, transport, teknikföretag, bemanning (värdar/värdinnor) och andra.
En professionell kongressorganisatör (PCO) kan hjälpa till i alla steg i planeringsarbetet. De flesta PCO-företag erbjuder ett brett utbud av tjänster och stöd, men kan också anpassa sig till den nivå som efterfrågas, alternativt erbjuda sina tjänster till specifika delar av ett evenemang. Vanliga tjänster hos en PCO är:
Projektledning, logistikhantering, hantering av anmälningar, catering, kreativa event, ekonomistyrning och budgetering, grafisk formgivning och konceptframtagning.
• Behovsanalys inför lokalbokning, möteslokaler efter budget och behov, prisjämförelser mellan olika anläggningar, prisförhandling och kontraktering.
• Ekonomi- och fakturahantering, budgetkontroll och hanteringar av tredjepartskostnader, prisjämförelser och finansiella rapporter.
• Utställningshantering, samordning av monterplanering på utställningar, mässor etcetera. Koordinering av monterbygge och bemanning.
• Resor och hotellhantering, webbaserad bokningsmotor för rese- och hotellbokningar, transporter.
DMC – Destination Management Company
En DMC kan också hjälpa till att arrangera ett möte, men kanske då mer fokus på sociala program utanför själva mötet, hotellbokningar och logistik/transporter. Det kan också vara att planera olika studiebesök eller ”post tours” – program efter att mötet är slut.
Teknikleverantörer
Mötes- och eventbranschen har stora möjligheter till digitalisering. Dels så finns det mycket värdefullt innehåll som skapas under ett möte (såsom intressanta föreläsningar, expertföreläsningar, panelsamtal etc). När ett fysiskt möte arrangeras är det ofta många som behöver resa dit rent geografiskt. I och med digitalisering kan fler ta del av innehåll, utan att nödvändigtvis behöva resa. Det finns många aktörer inom branschen som erbjuder digitala alternativ till möten och events. Det kan handla om teknikföretag som hjälper till att spela in/spela upp ett möte/event live, för en digital publik. Dessa teknikföretags erbjudande ligger i att göra den digitala upplevelsen grafiskt professionell. Detta görs ofta med flera kameror och bildproducenter som byter kameravinklar, lägger på pausbilder etc. Teknikföretag har ofta en uppbyggd studio där innehållet kan spelas in. Inom branschen finns även företag som erbjuder plattformar, grafiskt anpassade till kunden. Plattformsföretag expertis ligger i att få ihop olika personer inom mötet/eventet. Tänk exempelvis utställare, sponsorer, deltagare, föreläsare, experter osv. Hur får man ihop alla i en digital/hybrid värld (hybrid värld = då några är med i den fysiska lokalen och några är med och tittar på innehållet digitalt), och hur gör man om man vill att alla dessa personer ska få ta del av expertis inom området, utbyta erfarenheter och nätverka samt fortsätta diskutera inom sina områden. Erbjudandet hos plattformsföretag ligger dels i att få ihop detta, men fokus ligger även att utveckla mötet/eventet under en längre tidsperiod då personerna ofta har mer att prata om.
Site inspections
För att öka chanserna att värva konferensen eller mötet till destinationen är det viktigt att vi tillsammans kan leverera framgångsrika Site Inspections. Här ger vi råd om hur vi tillsammans kan lyckas.
Din lokala Convention Bureau (CVB) är behjälplig med att arrangera besöket genom att boka upp arenor, anläggningar och hotell i staden inför besöket.
Förberedelser innan arrangörens ankomst
Informationssamling: Samla all relevant information om arrangörens behov och förväntningar från din lokala CVB. Möteshistorik mm.
Site Inspection: Kontrollera att alla konferensrum och faciliteter är i perfekt skick. T. Ex tänd lampor och ev ljus och att det är rent och välkomnande.
Personalbriefing: Informera personalen om besöket och vilka särskilda behov som kan finnas.
Under Site Inspection
Värdskap: Välkomna arrangören vid ankomst med ett leende, fråga gärna om de eventuellt vill ha kaffe och en kort briefing innan visningen. Efter det visar ni upp de relevanta lokalerna och ytorna för utställning, fika, lunch och ev kvällsarrangemang.
Presentation: Presentera hotellets och/eller mötesanläggningens faciliteter och tjänster på ett informativt och engagerande sätt och hänvisa gärna till andra arrangemang/möten som ni haft i lokalerna.
Kunden kanske inte behöver se alla rum utan visa ett axplock av olika typer av rum, lyssna in kunden hur mycket de vill se för att bilda sig en uppfattning.
Tänk på att vara en ambassadör för destinationen, visa att ni har en vilja att mötet ska hamna i staden även om det blir delat värdskap med en annan anläggning.
Aktiv lyssning: Lyssna noggrant på arrangörens frågor och kommentarer. Ifrågasätt arrangörens behov för att skapa ett arrangemang som passar just din anläggning.
Flexibilitet: Var beredd på att arrangören kan ändra sina behov eller komma med andra önskemål. Ibland måste man vara beredd på att göra ändringar i upplägget om så krävs.
Dokumentation: Ta anteckningar om arrangörens kommentarer och feedback.
Efter mötet
Uppföljning: Skicka över din information till både CVB eller arrangörendär du också bekräftar eventuella överenskommelser och nästa steg. Om det uppkommit särskilda behov eller önskemål, se till att dessa adresseras inför framtida möten.
Intern uppföljning: Gå igenom anteckningarna och diskutera internt vad som blir bäst för detta arrangemang och hur bättra eventuella svagheter.
Relationsskapande: Fortsätt att hålla kontakt med arrangören för att bygga en långsiktig relation.
Genom att följa dessa råd kan vi tillsammans leverera framgångsrika Site Inspections och därmed öka chanserna att värva konferensen eller mötet till destinationen.
Legacy
Genom möten skapas värdefull kunskap, det breddar vårt kunnande och tillför unik kompetens. Genom att gemensamt tänka igenom före vad vi vill åstadkomma med mötet så kan vi öka effekterna på kort och lång sikt samt inom flera betydelsefulla samhällssektorer.
Lokal mötesvärd
Varje år genomförs tusentals konferenser runt om i Sverige, varav många roterar mellan olika svenska städer. För att en konferens/kongress ska hamna i den egna staden är det faktiskt helt avgörande att det finns en lokal mötesvärd som är beredd att räcka upp handen.
Varför bli mötesvärd
Genom att bjuda in en konferens till din stad gynnar du både ditt och din organisations varumärke. Du får också möjlighet att påverka konferensens innehåll och bidrar till att fler människor upptäcker det fina med värdstaden.
En konferens öppnar nämligen upp för återbesök. Mötesdeltagare kommer tillbaka som privatresenärer. Eller till och med flyttar hit.
Visste du att en nationell mötesdeltagare omsätter i snitt 3500 kronor per dygn? Det betyder att du som mötesambassadör faktiskt bidrar till ökad omsättning den lokala ekonomin. Pengar som bland annat hamnar i butiker, på hotell och restauranger. En konferens är helt enkel en bra affär för hela staden!
Vem kan bli mötesvärd?
Många mötesvärdar är i sina yrkesroller engagerade i nationella eller internationella branschföreningar. Andra är aktiva i privata idrotts- eller intresseföreningar med stora nätverk runt om i landet då kan man räcka upp handen och visa intresse för föreningens möten. Det viktigaste är ditt engagemang, ditt nätverk och din vilja att bjuda in kollegor till din stad.
Vad innebär det att vara mötesvärd?
Som mötesvärd fokuserar du på det du är, specialist på ditt område. Din lokala Convention Bureau (CVB) kan allt om förutsättningarna för konferenser i din stad. Vi tar fram allt underlag som behövs för att föreslå din stad som värdstad medan du företräder staden och använder ditt nätverk för att kommunicera och förankra idén om att förlägga konferensen just här.
Kontakt
Här hittar du kontaktuppgifter till SNCVB’s medlammar
Ordlista
En sammanfattning av ett vetenskapligt arbete som lämnas in av t. ex en forskare för att bidra med innehåll till en kongress/möte. Ofta väljer en kommitté ut vilka abstracts som går vidare.
En initial bokning för att säkerställa hotellkapaciteten för mötet på destinationen. Görs ofta av CVBn och lämnas över till arrangör vid definitiv bokning.
En bid/ansökan skickas när en destination, i konkurrens med andra, försöker förmå en organisation att förlägga sitt möte eller evenemang dit. Bidden, som kan vara skriftlig eller muntlig, består av en presentation av destinationen, anpassad till det specifika mötet. Den innehåller förslag på lämpliga anläggningar, hotell, transport och sociala aktiviteter. Bidden kan även presentera destinationens totala erbjudande av stöd.
Konvent, sammankomst. När delegaterna samlas runt ett gemensamt ämne, intresse eller inom en yrkeskategori.
En företagskund, det vill säga inte en organisation, förening eller tredjepartskund.
Ordet används här i meningen turistdestination, eller som besöksmål. Till exempel platsen Helsingborg.
DMC Destination Management Company är ett företag med god kännedom om destinationen och som erbjuder sina tjänster främst till incentive-kunder. Ett exempel på tjänst från DMC kan vara att föreslå och genomföra ett program.
Planerade event eller evenemang:
- är avgränsade i tid och rum.
- har ett bestämt innehåll.
- har en arrangör och en mottagare (besökare/deltagare).
Totalt antal övernattningar, räknat på antal övernattande personer. Att skilja från hotellnätter som räknar antal belagda rum, en hotellnatt kan alltså innebära två gästnätter, om det är ett dubbelrum.
International Congress and Convention Association är en medlemsorganisation för aktörer i mötesindustrin.
Belöning.
En incentiveresa är en resa som oftast inte är arbetsrelaterad. Det kan vara en resa som är ett resultat av en säljtävling, ett motivationsprogram, en kundresa eller liknande.
Möte, sammanträde.
Används ofta som beteckning för möten som är företagsinterna, det vill säga där alla arbetar inom samma organisationer och samlas för att diskutera interna frågor. Det skickas en faktura.
Kongress, möte.
När delegaterna samlas runt ett gemensamt ämne, intresse eller inom en yrkeskategori/bransch. Mötet/kongressen är ofta större, med några hundra eller några tusen deltagare. Varje delegat betalar sin medverkan.
Ett potentiellt möte eller evenemang som destinationen bedömer kan vara intressant att gå vidare med. Ett lead kan också uppstå som ett resultat av ett initiativ från en rättighetsägare till ett evenemang eller möte.
MICE beskriver mötesindustrins fyra olika affärsområden: Meetings, Incentive, Conference och Event.
Professional Congress Organizer, är ett företag som erbjuder experttjänster för konferenser och kongresser. Exempel på tjänster kan vara deltagarhantering som hotellbokning, anmälan och registreringsavgifter, budgetansvar, bokning av lokaler, måltider samt sociala arrangemang.
Visningsresa för prospects i samband med ett möte eller ett evenemang.
Eventuell köpare, kund.
Förfrågan som skickas ut från en kongressarrangör för att undersöka förutsättningarna för att hålla mötet på en destination. Destinationens CVB är oftast ansvarig för att samla erbjudandet för destinationen. Om kundens behov stämmer överens med destinationens erbjudande leder det ofta till ansökan/bid.
Revenue per available room. Intäkt per disponibelt hotellrum, ej att förväxla med intäkt per belagt rum.
Den organisation som äger rättigheterna till ett evenemang eller möte.
Mötesägaren besöker staden för att se och uppleva förutsättningarna på plats.
Din lokala CVB kan vara behjälplig med att arrangera studiebesök på arenor, anläggningar och hotell i din stad.
För oss innebär tredjepartskund den aktör som slutkunden ofta anlitar för sitt genomförande, exempelvis PCO, DMC eller eventbolag. Därmed är även tredjepartskunden en viktig aktör för oss.
Förflyttad köpkraft. När människor konsumerar utanför sin egen kommun. Det vill säga en deltagares eller besökares konsumtion under ett möte eller evenemang